Cuatro estrategias que las empresas pueden utilizar para reducir el riesgo en regalos, viajes y entretenimiento

¿Los empleados siguen de manera exacta las políticas de regalos, viaje y entretenimiento (Gifts, travel and entertainment - GTE) de una empresa? Depende de cada empleado, de la cultura ética de la empresa y de la percepción respecto a la aplicación de dichas políticas. Algunas personas respetan las normas porque es lo correcto y se manejan adecuadamente a pesar de las políticas de la empresa, mientras que otras solo siguen las reglas (o leyes) para no ser despedidas/encarceladas. Sin embargo, ¿qué sucede cuando no existe una política?

Una investigación conjunta de la Global Business Travel Association y American Express, reveló que el 17% de los viajeros de negocios, es decir, una de cada seis empresas, no tienen políticas formales de viajes. Al no tener una política establecida, se deposita mucha (o demasiada) confianza en el hecho de que los empleados harán lo correcto aun cuando nadie los esté vigilando. Sin embargo, las políticas únicamente funcionan cuando son aplicadas. Una política que nadie lee, respeta o sigue es tan efectiva como una política que no existe. Para las empresas que tienen una política GTE, todo gira alrededor de la detección, de la prevención y de la aplicación. El uso de la tecnología hace que, de alguna manera, cumplir con estas metas sea más fácil.

He aquí como:

1. Mantener el registro de miles (millones) de solicitudes. ¿Cuántos gastos GTE se presentan cada semana? ¿Cuántas personas revisan las solicitudes de gastos? Si la responsabilidad de la revisión recae en un equipo pequeño o, incluso, sobre una sola persona, todo puede descontrolarse rápidamente. El trabajo se acumula en las temporadas más ajetreadas y esto implica problemas de gestión de control, por lo que los malos gastos pasan el filtro y son aprobados. Utilizar una tecnología adecuada puede ahorrar tiempo, estrés y evitar errores humanos.

2. Utilizar un software inteligente que apruebe o rechace las solicitudes automáticamente. En la mayoría de los casos, para que una empresa esté en riesgo, son sus fondos los que han de usarse para realizar pagos corruptos o fraudulentos, ya que es menos probable que los empleados utilicen sus propios fondos para pagar sobornos a gran escala. Es decir, el riesgo puede evitarse si la empresa no paga. Por ejemplo, si alguien presenta una solicitud de 5.000 euros en efectivo para “gastos comerciales varios” durante un viaje de trabajo a China para visitar a un proveedor, dicha solicitud debería ser rechazada, señalada e investigada automáticamente. De igual manera, una solicitud de 40 euros para almorzar con un cliente debería pasar rápidamente el proceso de aprobación. Consejo adicional: no deje que los empleados sepan qué cantidades se aprueban o rechazan automáticamente.

3. La herramienta GTE tiene que incorporar el workflow. Los softwares GTE no solo deben catalogar las solicitudes referentes a GTE, también deben incorporar, entre otras cosas, las notificaciones adecuadas, los correos, las aprobaciones, los desvíos y los escalamientos que representan las políticas GTE de la empresa. Sin mecanismos de flujo de trabajo que procesen los gastos y las solicitudes, la base de datos de los gastos GTE puede transformarse en un agujero negro de información oculta y sin aprobación.  

4. Mantener los registros de lo que alguien dio o recibió.

La G de GTE es la más problemática porque, tradicionalmente, son los regalos los que tienen unas reglas más estrictas de los tres elementos GTE. Si, por ejemplo, seis empleados le entregan el mismo regalo al mismo cliente durante las vacaciones, cada regalo por separado sería aceptable pero el conjunto de los seis constituirían una violación a las políticas de la empresa y serían considerados excesivos. La tecnología GTE debería ser capaz de detectar y detener estas situaciones. Además, las empresas han de poder observar si ciertos empleados gastan más de lo permitido en GTE durante periodos específicos de tiempo.

Cualquier tecnología es tan buena como las personas que la utilizan. Habitualmente, los empleados utilizarán el sistema para registrar gastos legítimos que la empresa reembolsará tras una revisión. Un software GTE efectivo les mostrará a los empleados que toda transacción será revisada, catalogada, documentada y, finalmente, rechazada o aprobada. Al utilizar una tecnología efectiva y sofisticada de gastos GTE, es menos probable que ciertos empleados puedan engañar al sistema y pagar un soborno, cometer fraude o utilizar los recursos de la empresa para propósitos ilícitos.

 

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